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📕職員会議、書類多すぎ!こうやって整理していました

職員会議って何をするの?📕

職員会議。学生の頃実習へ行っても、経験することができませんでした。

職員会議で扱う内容は、簡単にまとめると、

  • 学校の方針、年間予定
  • 学校行事
    例:入学式、運動会、防災訓練
  • 日頃学校で行われる活動
  • 研究授業
  • 子どもの情報交換
  • 研修関係
    例:体罰、アレルギー、特別支援

このような感じです。

大体、①校長先生や教頭先生がお話する⇨②校務分掌ごとに担当の先生がお話する⇨③学年別で話し合うといった流れでした。

こちゃ
こちゃ
例えば、運動会の時期には②のところで校務分掌で『体育』を担当している先生が、行事の進捗具合について共有する時間を設けていたよ!

大量のプリントを管理するために工夫したこと

4月最初に行われる職員会議では、これから1年間のことをたくさん決めていく必要があります。例えば、今年度の目標は〜にします、給食はここを〜に変更してください、掃除は〜しましょう、などなど。とにかく決めることが膨大にあります。

その決めること1つ1つがプリントとなって配られるのです。
ハリー◯ッターの本かな?ってくらい厚さになりました。

また、配られるプリントの量は4月が一番多いですが、正直普段もけっこう多いです。
ですので、プリントを管理するための工夫はしておくことをオススメします。

会議前…会議用BOXで一括管理!📕

プリントは、必ず会議の前に配られます。
ただ、会議の前といっても、直前だったり、数日前だったり、いろいろです。そして、ちょこちょこ、小出しに配られます。まとめて「はい、これ次の会議で必要なプリントね」って配られるわけではないのです。

そんなんだから、「今話しているプリント、どこ!?!!?」
…こんなことが起こりかねません。4月はじめはハリー◯ッターの本のようなプリントの枚数が配られるのですから。

私は自分のことを割ときっちりとしている性格だと思っていたので、こんなことが起こるとは思っていませんでした。でも、起こりました。

配られる度にファイリングしようにも、「これは…会議で使うのか…?使わないのか…?」わからないこともしばしば。

そこで、マンガのように会議用BOX(A4サイズ)を作り、会議までに配られるプリントは全て、ポイポイ入れておくようにしました。

そして、会議が終わってはじめてプリントを整理して、空にします。
そうすることで、「あのプリントどこいった問題」がなくなりました。

会議用BOXは、お休みした日にも便利!

1日でも学校をお休みすると机の上に大量のプリントの山ができます。こういうとき、会議用BOXに予め「会議のプリントはこちらへお願いします」とひとこと書いた紙を貼っておくと便利です。

お休みしても机の上はきれいですし、何よりプリントを片付けずに、そのまま仕事に取り組むことができます。

会議中…自分に関係のある部分にだけ、マーカーを引く!

学生の頃は、「いったい何をどんな風に話し合うんだろう」と思っていた職員会議。実際は、話し合うというより「決定事項を情報共有する」という雰囲気でした。

基本的にはプリントの確認をするだけ、ということです。

こちゃ
こちゃ
辞書くらい厚いプリントをさばいていくとなると、自動的にこういうことになるんだ

でもね、プリントを読み上げるだけだからって、ぼーっとしているわけにはいきません!なぜなら、プリントを読み返す時間がないからです。それだけ学校現場は忙しい…。

会議では、プリントを作った担当の先生が、重要なところを読み上げて(説明して)いってくれます。それを聞きながら、「自分や、自分の学級に関係する大切なところだけ」に線を引いていきます。

その際、「これは忘れてはいけないやつだ!!!」と思ったこと(例えば、何か作業を必要とすること)は、「月・あるいは週の予定表(どちらも配られます)」に赤で書き込んでいきます。

こうすることで、基本的にプリントを読み返す必要なく、月・あるいは週ごとのスケジュール表を見れば済むようになります。

こちゃ
こちゃ
赤文字が近づいてきたぞ…と思ったら、会議で配られたプリントを見るといいです

こういうスケジュールは、私はバインダーの左側にはさんでいつでも見ることができるようにしていました。↓

 

普通のスケジュール帳は、学生の頃は使っていたのですが、教員になってからは…使いません。

書き込む予定が多すぎるんです。書き込む余白は足りない、時間もない…。
学校とは関係のない予定を書き込む分には便利かと思います。

会議後…プリントをすぐにファイリング!

会議後はすぐにプリントをファイリングします。
次の会議のプリントが次々配布され会議用BOXの中を空にしておかないと、ごちゃごちゃしてしまうからです。

私はこのようにファイリングしていました。↓

<ファイリング方法①>

  • 年度初め用
    ⇨4月最初にもらったプリントは全てここ!
  • 会議
    ⇨通常日程がはじまってから配られたプリント。
  • 体育系
    ⇨運動会やスポーツテストのときはプリントが増えます。分けていると便利!
  • 校内研修
    ⇨年に数回、例えば体罰、アレルギー、特別支援についての研修が行われます。そのとき配布されたプリントは全てこちらにファイリングします
  • 初任者研修(校内用)
  • 初任者研修(校外用)
  • 研究授業
    ⇨自分以外の先生も研究授業をします。研究授業系はすべてこちらへ。
  • 指導記録簿
    ⇨必ず作らなければいけません
  • テストや提出物チェック
  • その他
    ⇨なんだかよくわからないプリントは全てこちらへ。
こちゃ
こちゃ
10種類!

Twitterで教えていただいた方法も紹介します。↓

<ファイリング方法②>

  • YEAR…年間通して使う資料
  • NOW…今だけ(期限が終わるまで)使う資料⇨時系列で締め切りが早いもが上にくるように並べる。朝1でNOWの資料に全部目を通す
  • 指導記録簿
こちゃ
こちゃ
こっちは3種類だけだね!

やり方は人それぞれですよ(^-^)
時系列に並べるのが苦になるかどうかで判断してもいいですね。

ファイルは学校にもありはするけど…

学校には紙ファイル(誰でも自由に使える)があります。この紙ファイルは、どこからでも開いて追加できるわけではない、“ピカチュウの耳”みたいなところに紙を差し込んでいくタイプのものです。誰でも1回は見たことがあるものです。

私はこのタイプがあまり好きではないので、こういうリングタイプを買いました。↓